KantoorAutomatisering

Bij productie automatisering wordt vaak kantoorautomatisering niet meegenomen. In deze situaties, wordt het kantoor de bottleneck en is vaak de zwakste schakel in de ketting van snelle veranderingen die plaats vinden voor snelle aflevering aan de klant, ook al is het productieproces voldoende

Remmers, zoals benodigde handtekeningen, papierwerk flow, computersystemen en andere bureaucratische activiteiten vertragende totale "Quote-to-Cash"-proces. In deze situaties, hebben vele fabrikanten hun vaardigheden van een leunend proces naar kantoor omgevingen verplaatst, en worden daardoor afgeleid van echte besparingen voor de organisaties. Geld verliezen als gevolg van verspilde moeite, de lage productiviteit van kenniswerkers, klanten verliezen als gevolg van slechte kantoorpraktijken , mis-informatie, chaos en laag moraal, zijn allemaal symptomen van de noodzaak voor verandering in het kantoor

Toepassing van Kantoorautomatisering principes: De toepassing van Kantoorautomatisering principes naar kantoor processen kunnen vele problemen oplossen, die andere afdelingen beïnvloeden. Kantoorautomatisering gaat niet alleen over het schakelen van personeel of middelen, het gaat over het verbeteren van de waarde van de activiteiten, zodat er werknemers zijn die taken verrichten die rechtstreeks betrekking hebben op het resultaat zoals de klant wil.

Maar hoe zit het met niet-verwerkende organisaties? Service, retail, professionele, gezondheidszorg, onderwijs, overheid, vrijwilliger of een organisatie die iets levert aan een klant via een process involving.

De vijf principes van Kantoorautomatisering: Kantoorautomatisering richt zich op vijf principes die kunnen worden toegepast op kantoor omgevingen, alsmede om de productie-omgevingen: 1. Definitie van de waarde 2. Process Mapping 3. Ononderbroken stroom 4. Klant Trek 5. Streven naar perfectie

Net als op de werkvloer, bestaat een kantoor uit processen, waaronder geëlimineerd afval, geminimaliseerd niet-waarde toevoegende activiteiten, gecorrigeerd voor problemen met de prestaties. Geïntegreerde en geautomatiseerde processen vormen onsamenhangende benodigde activiteiten. De enige echte verschillen tussen de werkvloer en het kantoor zijn dat informatie meestal wordt verwerkt in plaats van de werkelijke materiële onderdelen en het product dat wordt afgeleverd, kan een dienst zijn, en hoeft niet een fysiek object te zijn.

Tools voor Kantoorautomatisering: Ook de tools van Kantoorautomatisering, zoals Kaizen, foutbepaling, standaard werk, one piece flow en Pull (om maar een paar te noemen) zijn alle van toepassing op de verwerking van informatie of het verstrekken van een dienst, zodat verbeteringen kunnen worden aangebracht en niet-toegevoegde waarde activiteiten geëlimineerd. Maar al te vaak, tracht men bij kantoorautomatisering zich te concentreren op hoe de dingen beter te doen in plaats van zich te concentreren op wat echt nodig dingen gedaan te krijgen.

Het gebruik van een Kantoorautomatisering methodiek bestaat uit: o Het creëren van een team van proces-eigenaren die volledig begrijpen wat de bedrijfsprocessen zijn. Met inbegrip van hun leveranciers en klanten proberen zo veel mogelijk het team te versterken. o Het uitvoeren van huidige stand process mapping activiteiten om te bepalen hoe het proces werkt voor begin kantoorautomatisering. Het identificeren van alle stappen die worden uitgevoerd, goed en slecht, is nodig om te identificeren en het restant te elimineren. o Indentifying van het proces, alle inputs en outputs en hun leveranciers en klanten, zodat iedereen weet wat is opgenomen in het procesdat meegenomen wordt bi kantoorautomatisering. o Het bouwen aan de toekomstige staat met plattegrond van wat het proces zou moeten zijn. Deze toekomstige staat na kantoorautomatisering mag niet worden geremd door tekortkomingen die er momenteel bestaan. Het moet zo ideaal zijn als de praktijk, ook al zijn er activiteiten die nodig zijn om dit te implementeren misschien onbetaalbaar. o Het ontwikkelen van een werkplanvoor kantoorautomatisering waarin aangegeven welke activiteiten moeten worden gedaan, die het werk moeten doen en wanneer deze activiteiten dienen te worden ingevuld. Het kan heel goed zijn dat activiteiten met een grotere reikwijdte een ander team nodig hebben om voor de oplossing een deel te ontwikkelen. Het is een deel van de oplossing,en slechts een deel gaat uitmaken van het plan voor continue verbetering.